不可否認的是，當今利用大數(shù)據(jù)技術的企業(yè)已實現(xiàn)了營收增長和大幅成本縮減。BARC 發(fā)布的一份商業(yè)調(diào)查報告顯示，使用大數(shù)據(jù)的公司盈利增加8%，總成本降低10%。大數(shù)據(jù)可以幫助企業(yè)做出更好的財務決策，改進業(yè)務流程，增強員工合規(guī)等。

對于財會專業(yè)人士而言，其從事的任務和活動在*大程度上是由數(shù)據(jù)驅(qū)動的。他們每天都要處理發(fā)票、費用收據(jù)、采購訂單和員工報銷單上面的數(shù)據(jù)。


與費用相關的數(shù)據(jù)對公司來說很有價值，因為它可以幫助財會人員：

1、將費用明細和交易清單與報銷單進行交叉檢查和核實。

2、基于數(shù)據(jù)驅(qū)動的見解，對部門預算和費用政策做出戰(zhàn)略性決策。

3、預測風險，如費用重復提交、賬單和假期開支虛高等舞弊行為。

4、利用機會，如跟員工喜歡的酒店和航空公司商定協(xié)議。

然而，不完善的內(nèi)部流程可能導致業(yè)務開支未入賬、單據(jù)缺失和理解偏差。所有這些因素會使企業(yè)做出不明智的商業(yè)決策，并可能損害其財務健康狀況。

這正是大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)分析大顯身手之處。

AI 技術支持的“軟件即服務”(SaaS) 費用管理軟件已在市場上嶄露頭角。其風靡的原因是簡化了員工的費用報銷過程，同時幫助財務團隊解讀費用數(shù)據(jù)的意義。

該軟件還能幫助財務人員洞察大額開支者和違規(guī)者、分類開支、部門開支等。這使財會團隊獲得了足夠的數(shù)據(jù)，得以重新審視部門預算，調(diào)整費用政策，并從費用產(chǎn)生的源頭上遏制舞弊行為。

手工數(shù)據(jù)處理的挑戰(zhàn)

眾所周知，財會活動是以文檔為中心的，其收集到的數(shù)據(jù)是一座寶庫，可以從中獲取深刻見解。但歸根結(jié)底，手工管理和處理文檔的過程無法免除。手工處理數(shù)據(jù)枯燥耗時，易出錯，還給舞弊和違反政策行為留有余地。

例如，某公司的報銷流程仍采用電子表格或紙質(zhì)文件，就可能使員工因操作不便而缺乏及時報銷費用的積*性。當財務人員將工作表上的數(shù)據(jù)手動輸入會計軟件時，還可能發(fā)生錯誤。

利用 AI 軟件收集干凈數(shù)據(jù)

基于云的費用管理軟件使員工能夠在日常應用程序上提交費用。報銷流程可以一鍵完成，從而確保員工按時報銷費用。

員工可以通過以下方式提交正確的報銷單：

移動應用程序

員工可以使用手機隨時隨地提交報銷單。他們只需用手機拍下收據(jù)的照片即可完成。該軟件會借助光學字符識別 (OCR) 技術掃描并提取所有關鍵信息。隨后，所有費用明細會自動填入報銷單，從而免去任何形式的手工數(shù)據(jù)輸入。核實完報銷單明細后，員工就可以直接提交，以供審核。這不僅節(jié)省了紙張，還省時省力。

數(shù)字平臺

除了使用移動應用掃描收據(jù)和報銷，這款費用軟件還可以與其他應用程序集成，用于提交報銷單、收據(jù)和發(fā)票。企業(yè)財務必須遵守聯(lián)邦、州以及地方的法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策。AI 支持的軟件能夠讀取文檔，檢測違規(guī)的報銷申請，并通知使用者所發(fā)生的錯誤。對于必須嚴格遵守法規(guī)的公司來說，這可能*有用。

AI 賦能的費用管理軟件使財務部門能夠設定和執(zhí)行不同復雜度的公司政策。當員工提交報銷單時，他們可以檢查其是否符合公司政策，以避免違規(guī)行為。他們還可以標記輕微或一般的違規(guī)行為，提醒員工在報銷單提交之前做出糾正。而在嚴重違反政策的情況下，他們則會向員工的主管或雇主發(fā)送錯誤通知。

財務團隊通過使用穩(wěn)健的策略引擎，實時處理違反政策行為，并發(fā)現(xiàn)潛在的費用舞弊行為，從而增強員工合規(guī)，避免了來回更正的工作。

利用大數(shù)據(jù)遏制潛在的費用舞弊行為

企業(yè)收集的財務數(shù)據(jù)越來越多，在不借助其他技術的情況下，員工已無法手動識別舞弊行為和錯誤。而通過使用費用管理軟件，企業(yè)可以將從一筆費用產(chǎn)生開始的所有相關數(shù)據(jù)集中在一起。此外，還能確保所有費用符合公司的規(guī)章制度。

另外，確保所有費用記錄完整，還能使公司降低會計造假的可能性。一些軟件還附帶數(shù)字審計跟蹤功能，記錄與申報費用相關的所有行為，因此企業(yè)可保持就緒狀態(tài)，隨時接受審計。

未入賬費用會使公司財務報表給人一種假象。因此，讓員工提交費用就顯得十分重要。另外，如果員工拖到*后一刻才提交報銷申請，財務人員就不得不趕在截止日期前處理，沒有充足的時間去分析數(shù)據(jù)。有了自動費用管理系統(tǒng)，財務人員就可以設置自動提醒功能，催促員工按時提交費用。這樣，財務人員就有足夠的時間對數(shù)據(jù)進行交叉檢查、核實和分析。

識別支出的趨勢和模式

AI 技術支持的費用管理軟件有助于財務團隊更及時地理解數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)的幫助下，財務團隊能識別員工的支出模式，并指出明顯趨勢。根據(jù)各層級和各部門員工的支出趨勢，財務人員還能相應地預測和分配預算。

隨著數(shù)據(jù)量不斷增長，電子表格等傳統(tǒng)方式已經(jīng)無法勝任欺詐行為的分析工作。而借助現(xiàn)代分析工具，大數(shù)據(jù)則可以幫助財務團隊識別大額開支者和違規(guī)者，或違規(guī)行為頻發(fā)的開支類別。通過利用技術，企業(yè)財務團隊可以制定戰(zhàn)略性計劃和決策，使組織獲得更大的經(jīng)濟效益。

從現(xiàn)在到將來，實現(xiàn)合規(guī)之路

諸如人工智能、機器學習和大數(shù)據(jù)等認知技術的采用，使今天的專業(yè)人士有望發(fā)展成為積*主動的戰(zhàn)略思考者。AI 軟件可用于費用申報、跟蹤和管理，從而簡化大數(shù)據(jù)處理過程。

當前的新冠大流行已表明“常態(tài)”是會改變的，企業(yè)唯有快速適應，采用革命性技術，才能幫助其員工在變化中求生存。

伴隨遠程辦公和保持社交距離等新常態(tài)的出現(xiàn)，數(shù)字化已經(jīng)變得愈加重要。新冠疫情將引發(fā)連鎖反應，但財務專業(yè)人士借助大數(shù)據(jù)和 AI 軟件等技術，無需降低對數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)量的要求，就可以達成他們的目標。為了不斷進取和發(fā)展，財務專業(yè)人士必須自問，其所在企業(yè)當前的制度是否足以為他們的員工提供支持。

版權聲明

內(nèi)容來源: “How big data can help businesses achieve compliance in 2021,” Accounting Today, August 12, 2020

https://www.accountingtoday.com/opinion/how-big-data-can-help-businesses-achieve-compliance-in-2021

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